Сегодня этика деловой переписки — обязательная часть профессиональной этики преподавателя: репетиторы постоянно пользуются электронной почтой и месенджерами. Телефонный звонок хорош для оперативной связи, но отправить сообщение или письмо во многих случаях удобнее. А иногда и необходимо.

• При первом контакте с потенциальным клиентом (учеником или его родителями) можно использовать сообщения, чтобы представиться, обозначить свои цели и определить удобное время для аудио- или видеозвонка, в котором вы обсудите детали первого занятия. Не секрет, что многие люди не любят принимать звонки с незнакомых номеров, так что предварительное информирование о себе со стороны репетитора может уже на первых этапах общения повысить к нему доверие.
• Электронная почта и (менее удобно, но тоже вариант) месенджеры абсолютно незаменимы для отправки материалов для учеников: электронных версий учебных пособий, презентаций, домашнего задания и т.п. Там же ученики отправляют репетитору выполненные задания на проверку.
• Сообщения удобны при обсуждении деталей (вроде оплаты или информации об успеваемости ученика), а также возможных переносов или отмен занятий. Конечно, для этого можно прибегнуть и к телефонному звонку, но его всё равно придётся согласовать заранее (ввиду занятости учеников и родителей, а также возможной разницы в часовых поясах).

Электронная почта: что важно помнить

Отправляя письмо, обратите внимание на следующие нюансы.

• Ваш адрес должен отражать ваши деловые, а не личностные качества
  В адресе могут быть ваши имя, фамилия или сфера деятельности. Варианты типа «krasotka75@...» или «spiderman@...» лучше заменить на что-то более презентабельное.
• Обязательно заполняйте тему письма
  Она должна быть короткой, но информативной; этим вы сэкономите время не только ученику, но и себе, если нужно будет найти это письмо в потоке остальной переписки.
• Не забывайте поприветствовать того, кому адресовано письмо
  Приветствие должно быть сдержанным, официальным. Наиболее универсальны «здравствуйте» и «добрый день». В обращении можно указать имя (имя и отчество), но если вы делаете рассылку сразу нескольким ученикам, этот пункт лучше опустить.
• Текст письма должен содержать информацию в кратком, но понятном для адресата виде
  Не поленитесь перечитать написанное вами и подумать, не могут ли вас понять как-то иначе, чем вы имели в виду. Если вы отправляете файлы во вложении, укажите, что с ними предполагается сделать. Даже если минуту назад вы рассказали ученику, для чего нужен этот учебник или какой номер задания следует выполнить, всё равно продублируйте эту информацию в письме.
• Письмо должно заканчиваться вашей подписью
  Наиболее удачный вариант: «Формула вежливости, Ф.И.О., должность/регалии и т.п.» (например, «С уважением, Петров И.В., частный преподаватель химии»).
• Ваше письмо должно быть безупречно с точки зрения языковых норм
  Каждая орфографическая, пунктуационная и иная ошибка ставят под сомнение вашу компетентность (даже если вы не филолог и не лингвист), а значит, и желание дальше с вами работать.
  

Месенджеры: как сохранить лицо

Переписка в месенджерах позволяет взаимодействовать более оперативно, но коммуникация при этом становится менее формальной. И сам интерфейс подталкивает на использование смайликов, гифок, эмодзи и т.п.

Конечно, стиль общения в месенджерах будет отражать особенности вашей коммуникации с учеником (родителем) в реальной жизни, но все же некоторые общие правила этикета необходимы и тут. 

• Никогда (никогда) не используйте голосовые сообщения, это моветон
  Их не всегда удобно прослушивать в общественном месте, на восприятие голосовой информации требуется больше времени, а в напечатанном тексте, в отличие от аудио, можно как-то сориентироваться и найти важные детали (адрес, время, дату и т.п.).
• Не разбивайте ваше послание на множество коротких фрагментов, отправляемых поочередно
  Уместите весь текст в одно-два сообщения, не раздражайте собеседника десятком отдельных фраз.
• Не забудьте поздороваться
  А если пишите этому человеку впервые, обязательно представьтесь в самом начале сообщения.
• Формулируйте мысли кратко, понятно, грамотно
  Не забудьте проверить перед отправкой, что никакие автоисправления не исказили ваш текст.
• Отправляйте сообщения в разумное время (примерно с 9.00 до 21.00)
  А также учитывайте возможную разницу в часовых поясах.
• Не забывайте, что вы преподаватель
  ...и в глазах ученика и его родителя вы пользуетесь пиететом. Поэтому сведите использование смайликов к минимуму. Вставлять их в речь, конечно, можно, но они не должны составлять основу вашего сообщения.
• Используйте месенджеры строго по делу
  Обмен прикольными картинками оставьте для личного общения с друзьями и родными. Как быть, если такими гифками и картинками ученики или, того хуже, их родители засоряют весь чат? Наверное, универсальным рецептом в этом случае будет терпение и вежливый игнор. Вряд ли стоит нарушать своими претензиями ваше мирное общение. 

То, как вы ведёте деловую переписку, — ваша визитная карточка как специалиста, поэтому постарайтесь не испортить её глупыми ошибками.

Автор текста: Ольга Анваровна /  Профиль в Учительской